Organisation 101 : bien préparer ses vacances!

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Que ce soit pour la période estivale (et donc, des vacances!) ou afin de bien prévoir ses week-ends, l’organisation est primordiale afin de partir en toute quiétude et la tête prête à décrocher du boulot!

En effet, partir en vacances pour longtemps ou seulement quelques jours est très excitant! On ne pense qu’à cela et on a tellement hâte! Cependant, cela peut être une source de stress si on laisse plusieurs dossiers en cours derrière nous. Il ne faut surtout pas oublier que les vacances, les congés et autres moments de répit sont cruciaux à notre créativité, notre énergie et notre motivation, que ce soit au travail ou aux études. Voici donc quelques trucs qui vous permettront, je l’espère, de partir la tête libre et tranquille.

3 étapes pour préparer ses vacances

1. L’anticipation et la préparation

  • Aussitôt que vous connaissez vos dates de vacances, indiquez-les dans votre agenda (question de voir venir celles-ci, et de prévoir du temps pour bien préparer votre départ!);
  • Faites une liste de vos dossiers en cours et déterminez ceux qui devront être suivi durant votre absence VS. ceux qui peuvent attendre votre retour;
  • Préparez un document (une to-do list) pour votre collègue qui prendra le flambeau, et un autre pour vous en guise d’aide-mémoire pour les dossiers et tâches qui nécessiteront votre attention dès votre retour;
  • Mettez votre boîte courriel à zéro !
  • Faites un ménage de votre bureau et de vos dossiers, question qu’à votre retour, vous soyez heureuse de retrouver votre espace de travail;
  • Vous savez que vous avez de la difficulté à reprendre la routine habituellement ? Pourquoi ne pas vous laisser une petite gâterie/surprise dont vous ne pourrez profiter qu’à votre retour (nouveaux cahiers de notes, gourmandises, assortiments de thés; bref, n’importe quoi qui vous ferait plaisir!)

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2. Répandez la bonne nouvelle

  • Avisez vos collègues et les gens avec qui vous travaillez (fournisseurs, contractuels, clients, etc.) avant votre départ, et ce, peut-être même quelques semaines avant, question d’éviter les rushs de dernière minute;
  • Présentez (via courriel) la personne qui reprendra les dossiers en cours à vos clients, fournisseurs et autres pendant votre absence. Cela facilitera le travail de tout un chacun; les clients sauront à qui s’adresser pendant votre absence et la personne responsable de vos dossiers n’aura pas besoin de se présenter à tout coup + de chercher les coordonnées d’un de vos contacts en cas de besoin.

3. Préparez votre retour

  • Ne surchargez pas votre horaire les deux premiers jours de votre retour (par exemple, évitez de mettre à votre agenda une réunion important le lundi matin à 8h : ça pourrait gâcher vos derniers moments à l’extérieur puisque vous commencerez à y penser avant même la fin de vos vacances);
  • Prévoyez-vous une à deux journées complètes pour reprendre la routine, soit pour prendre connaissance et répondre aux courriels reçus durant votre absence, faire le point avec votre collègue qui aura repris vos dossiers, et consulter l’aide-mémoire que vous vous étiez préparé avant de partir question de reprendre les dossiers chauds et les tâches importantes rapidement, sans oublis. De cette façon, vous profiterez d’un retour plus zen, en plus de vous éviter d’avoir à vous remettre dans le bain durant les derniers jours de vos vacances.

Finalement, profitez-en! Lorsque vous serez à l’extérieur, n’oubliez pas que tout le monde prend des vacances, que c’est nécessaire à notre bien-être et que nous ne sauvons pas des vies (la grande majorité d’entre nous, en tout cas!). Certains dossiers devront peut-être attendre, mais si vous avez bien préparé le terrain, tout devrait se dérouler sans heurts.

Et vous, réussissez-vous à quitter le bureau sans stresser ?

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