Organisation 101 : La subdivision des tâches

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Je le dis et je le répète, l’organisation est pour moi la clé de bien des soucis. En effet, l’organisation a toujours fait (naturellement) partie de ma vie, mais c’est il y a quelques années que j’ai compris que cette facette de ma personnalité était non seulement réductrice de stress, mais également facilitatrice dans bien des domaines : financier, social, universitaire, professionnel, familial, etc. Le fait d’être organisée me permet d’être non seulement plus productive, mais plus détendue et surtout, plus présente.

Suite à mes derniers articles, on me demandait des trucs plus concrets en ce qui touche l’organisation. Comme je me plais à le répéter : l’organisation doit être personnalisée et est propre à chaque individu. Nous avons tous une façon de travailler et de vivre qui nous est propre, et notre façon de nous organiser doit être en accord avec ceux-ci. Cependant, j’ai tout de même eu envie de vous partager un truc qui me permet de prendre de l’avance (d’être plus proactive et efficace) sans m’en rendre compte! Celui-ci se divise en 2 points : pour les tâches plus longues et pour les tâches plus courtes.

Tâches longues : décortiquer, diviser et subdiviser

Je ne suis certainement pas la seule qui perd le fil et la concentration lors de la réalisation de tâches plus longues. Par tâche longue, j’entends toutes tâches qui ne se font pas en quelques minutes (moins d’une heure) et qui demandent de la concentration et de la rigueur. Pensons entre autres à : travaux universitaires de mi ou de fin de session, rapports de tous genres, rédaction d’articles, désencombrement ou grand ménage de la maison, etc.

D’aussi loin que je me souvienne, j’ai toujours instinctivement décortiqué, divisé et subdivisé les travaux de longue haleine. Cela me permettait, par exemple, de ne mettre que quelques minutes par ci et par là pour avancer la tâche et puis, sans même m’en rendre compte, je la terminais sans avoir l’impression d’avoir mis des heures dessus. Besoin d’un exemple concret? En voici!

Exemple 1 : Remise d’un rapport professionnel ou d’un travail universitaire SANS la division de tâches.

Le travail en question doit être d’une quinzaine de pages et demande de la recherche. On estime la durée de celui-ci à 10 heures de travail. Sans la division de tâches, nous allons consacrer quelques séances de travail (souvent quelques jours avant la date de remise) de plusieurs heures consécutives à la réalisation de celui-ci. Résultat : fatigue, sentiment de ne pas voir la fin, rigueur de moins en moins présente, impatience, etc. Le travail à effectuer nous paraît long et interminable et nous en ressortons épuisés! Une impression de déjà vu?

Exemple 2 : Remise d’un rapport professionnel ou d’un travail universitaire AVEC la division de tâches.

Prenons le même travail qui requiert une dizaine d’heures de travail. En divisant les tâches reliées à celui-ci, nous prendrions connaissance du travail à faire dès la réception de celui-ci (dès que nous sommes au courant du travail à faire et des modalités à respecter), et ce, même si la date de remise n’est que dans 1 mois ou quelques semaines. Dès le départ, nous décortiquons le travail en sous-tâches que nous réaliserons tranquillement tout au long du mois. Résultat : la tâche se fera graduellement, par petites tâches plus courtes qui nous donneront un sentiment d’efficacité accru. Au final, le travail ne nous aura pas paru interminable et il n’y aura pas eu de rush la veille de la remise! Croyez-moi, ça fonctionne (dit la fille qui terminait toujours ses travaux d’université deux semaines avant la remise et regardait ses collègues faire des nuits blanches la veille de la remise)!

Astuce concrète : écrivez directement les séances de travail (même si elles ne durent que 30 minutes) à votre emploi du temps. L’utilisation de Google Calendar est hyper pratique pour bien gérer un horaire, et ce, même si certaines tâches se font en équipe, car vous n’avez qu’à partager une partie de votre calendrier avec vos collègues. Pour la gestion de projet, plusieurs applications existent. Je vous en reparlerai probablement dans une autre chronique.

Concrètement, voici de quoi pourrait avoir l’air la division des tâches d’un travail long :

Semaine 1 : Prise de connaissance du travail en question à remettre dans 1 mois

-Diviser le travail dans l’immédiat
-Inscrire les sous-tâches dans un calendrier (Google Calendar, ou autre outil de votre choix)

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Semaines 2, 3 et 4: travail qui sera réparti sur 3 semaines (pour remise à la fin du mois)

– Semaine 2 :

  • Bloc de travail #1 (1 heure) : recherche ou plan de rédaction
  • Bloc de travail #2 (1 heure) : rédaction de l’introduction

– Semaine 3 :

  • Bloc de travail #3 (2 heures) : rédaction du corps du texte (développement), partie 1
  • Bloc de travail #4 (2 heures) : rédaction du corps du texte, partie 2

– Semaine 4 :

  • Bloc de travail #4 (1 heure ou 2) : rédaction de la conclusion et finalisation du corps du texte (au besoin)
  • Bloc de travail #5 (1 heure) : mise en page et relecture

mensuel

Trucs et astuces :

– Prévoir un bloc de travail en début de semaine et un autre à la fin de la semaine pour avoir un bon intervalle de temps entre les 2 blocs de travail;

– Ne pas être trop rigide! Si on a l’énergie et l’inspiration, c’est le temps de prendre de l’avance sur les blocs de travail. Vous aurez l’impression de gagner du temps et votre sentiment d’efficacité personnel (SEP) sera au top!;

– Je le dis souvent, mais on élimine la procrastination de notre emploi du temps! Lorsque le bloc de travail est au calendrier, on s’y met, sauf exception majeure (maladie, rendez-vous important, etc.);

– Si votre façon de travailler et de réfléchir vous le permet, n’hésitez pas à prendre de l’avance un peu partout. Par exemple, il m’arrive souvent de commencer un rapport (le plan de rédaction, par exemple), dans l’autobus ou lors de temps d’attente. Je prends donc de l’avance sur mes blocs de travail, et ce, sans m’en rendre compte (bye bye les jeux sur le cellulaire dans l’autobus!).

Tâches courtes : La règle d’une minute de Gretchen Rubin

L’idée est simple : chaque petite tâche qui peut être effectuée en 60 secondes et moins doit être faite immédiatement. Cette règle du 1 minute permet de réduire considérablement la to-do list de la journée ou de la semaine. Le principe est le même que celui pour les longues tâches : il s’agit d’un type de division des tâches, mais à petite échelle. Cette technique est grandement réductrice de stress et évite d’avoir à faire d’un seul coup 25 petites tâches en fin de journée, lorsque l’on est épuisé ou le week-end, lorsque l’on aimerait se détendre et en profiter.

Par exemple :

– on met la vaisselle automatiquement dans le lave-vaisselle au lieu de l’empiler dans l’évier;

– on classe le courrier et la paperasse dès réception;

– on replace les items utilisés au fur et à mesure que l’on les utilise au lieu de les laisser sur le comptoir (un couteau, les ciseaux, un crayon, une guenille, etc.);

– on replace ses souliers et ses manteaux au fur et à mesure dans l’entrée;

– on classe les factures au fur et à mesure au lieu d’attendre la fin du mois (#comptabilité101);

– on nettoie les surfaces de travail après utilisation au lieu d’attendre que celles-ci s’encrassent.

Cette technique peut sembler simple et évidente, mais depuis que je l’applique, j’ai pris conscience d’un tas de petits gestes qui font réellement une différence. De plus, tous ces petits gestes de moins d’une minute deviendront un automatisme et, rapidement, il y aura encore moins de petites tâches à accomplir! Yé!

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