Organisation 101 : La technique du inbox zero

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L’organisation, quel mot vague! Le mot ou le concept de l’organisation a une définition différente pour chaque personne. On dit de moi que je suis une personne très organisée. Je planifie tout, tout le temps. C’est ma façon à moi de gérer mon stress, d’être productive et surtout, d’être capable de décrocher, de travailler à d’autres projets et de me détendre. Il y a mille et une façons de s’organiser. L’important est de trouver la façon qui nous convient et avec laquelle on est à l’aise. Rien de pire que de tenter d’utiliser des techniques d’organisation qui ne nous conviennent pas. Résultat : on perd plus de temps à s’organiser qu’à faire les tâches pour lesquelles on tente de s’organiser… Bref !

Dans cette chronique, j’aborderai un sujet important et souvent négligé : la gestion de sa boîte courriel. Personnellement, lorsque j’ouvre ma boîte courriel, les seuls emails que je vois sont ceux que je n’ai pas encore lus. Je n’ai pas 25420 courriels lus et non lus qui traînent et qui datent. Je n’ai jamais compris d’ailleurs comment les gens font pour travailler tout en ayant une boite courriel toujours pleine à craquer et non-classée (allô Virginie!).

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La technique du Inbox zéro, qu’est ce que c’est ?

C’est bien simple et le nom le dit, il s’agit de traiter, classer et supprimer les courriels, au fur et à mesure que ceux-ci entrent dans notre boite. J’ai déjà lu un jour que nous devrions voir un courriel comme un courrier postal (une lettre, par exemple) qui entre : c’est une zone temporaire, un transit. Une fois la lettre ouverte, elle doit être soit traitée, classée ou recyclée. Vous n’accumulez pas des années de lettres sur un comptoir de votre maison (en tout cas, je l’espère!).

Les avantages du inbox zero

  • Sentiment de productivité et d’accomplissement
  • Diminution du stress relié au désordre et à l’abondance de tâches
  • Diminution des pertes de temps (et pertes de courriels!) reliées à la recherche d’anciens courriels ou de tâches et suivis à faire

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Le inbox zero, en 5 étapes simples !

  1. Tout d’abord, il faut se botter les fesses et faire un grand ménage de sa boite mails. Hé oui, comme le ménage de la maison, il faut y mettre un peu de temps et de patience. Commencez par supprimer tous les emails trop anciens, sans importance ou ceux dont vous avez déjà répondus.
  2. Pensez également à vous désabonner des infolettres et autres notifications publicitaires que vous ne lisez jamais, cela permettra de moins recevoir de courriels inutiles.
  3. Par la suite, créez des dossiers et sous dossiers dans votre boite mails, comme vous le faites pour vos documents sur l’ordinateur. En créant une méthode de classement claire, vous pourrez donc conserver les dossiers importants dans leur filières, sans encombrer votre boite mail. Super simple ensuite de retrouver un courriel pour faire un suivi. Par exemple, un dossier pourrait être  »partenariats » et les sous dossiers associés seraient tous les partenaires avec qui vous travaillez:  »Desjardins »,  »Avril Supermarché Santé »,  »Rona », etc. Il y a plusieurs méthodes de classement, l’important est de trouver celle qui est claire et instinctive pour vous (vous ne devriez pas avoir à vous souvenir de votre méthode de classement).
  4. Évidemment, pensez à supprimer les courriels au fur et à mesure que vous les lisez et y répondez. Puis, classez seulement les courriels importants.
  5. Finalement, pensez à ne pas utiliser votre boite courriels comme liste de rappels ou de « to-do ». Il serait donc facile d’accumuler les courriels et de s’y reperdre. Cependant, si vous êtes comme moi et que vous vous envoyez des notes ou des rappels par courriel, pas de soucis, il faut simplement les classer ou les traiter lorsque vous ouvrirez à nouveau votre inbox.

Cette technique a plusieurs bienfaits, dont celui de partir du bureau plus zen, en ayant un sentiment d’efficacité accru. D’ailleurs, pensez à cette technique avant de partir en vacances ou pour le week-end; cela vous permettra de quitter le bureau l’esprit libéré et de profiter au maximum de celles-ci.

Et vous, quels sont vos trucs d’organisation 101 ?

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